Pengusaha sering memulai dengan sebuah ide dan mengelola bisnis baru mereka sendiri setidaknya pada tahap awal startup mereka. Jadi, pada dasarnya, mereka sering menjadi “solo preneurs” dengan harapan mungkin menambah beberapa anggota staf saat bisnis mereka berkembang.

Untuk bisnis asisten gaya hidup Patricia Wynn yang berbasis di Hillsborough, N.C., pertumbuhan pelanggannya secara bertahap berarti bahwa dia masih secara pribadi membantu klien, dengan pekerjaan yang meluap sesekali ditangani oleh saudara laki-laki dan sepupunya. Tujuannya adalah untuk akhirnya memiliki cukup klien untuk mampu membawa beberapa anggota staf, selain dirinya sendiri.

“Saat ini, saya menangani sembilan klien reguler mingguan dengan pembersihan, memasak, atau pengasuhan dan tugas rumah tangga, ditambah dua klien yang saya temui setiap dua minggu. Mereka semua memiliki kontrak dengan saya, jadi mereka terbiasa berinteraksi dengan saya. Satu-satunya klien tempat saya bekerja untuk saudara atau sepupu saya adalah Airbnb, yang dibersihkan saat kosong, jadi tidak ada interaksi dengan klien tertentu,” kata Wynn.

Dia melanjutkan, “Ketika saya dapat menambahkan klien baru, jika saya juga memiliki anggota staf baru, saya perlu memperkenalkan mereka kepada klien sebelumnya, sehingga klien tahu siapa yang akan datang ke rumah mereka.”

Tahapan Awal Menjadi Pengusaha

Deeds menegaskan bahwa tantangan itu nyata bagi wirausahawan baru karena mereka memberikan waktu untuk mengelola staf tambahan serta tanggung jawab mereka sendiri di bisnis rintisan mereka. Elemen kunci lainnya, kata Deeds, dalam hal membawa staf, adalah apakah mereka diklasifikasikan sebagai karyawan W-2 atau 1099 kontraktor, karena pajak yang dipotong berbeda dan begitu pula kontrol majikan atas praktik kerja mereka.

“Pajak adalah tempat di mana bisnis dalam mode startup dapat membuat kesalahan. Mereka tidak ingin membuat kesalahan 1099, di mana mereka mencantumkan seorang pekerja sebagai kontraktor independen yang seharusnya terdaftar sebagai karyawan W-2. Jika mereka benar-benar seorang karyawan dan tidak membayar pajak atas upah yang telah Anda bayarkan, maka Anda sebagai majikan dapat bertanggung jawab atas pajak tersebut. Anda mendapat pajak federal, negara bagian, dan berpotensi pajak lokal, “kata Deeds, yang mencatat bahwa sering kali pengusaha lebih suka bekerja dengan kontraktor independen karena pajak gaji tidak diperlukan.

Mempekerjakan Karyawan Vs Kontraktor Independen

Menurut artikel tahun 2020 yang diterbitkan oleh Complete Payroll Solutions, penggajian swasta, HR dan administrator pihak ketiga, ada beberapa perbedaan penting yang harus diketahui pengusaha sebelum mempekerjakan dan mengklasifikasikan staf sebagai karyawan atau kontraktor independen.

Dengan menggunakan pedoman dari IRS, dalam hal pekerja W-2, pemberi kerja berhak untuk mengarahkan pekerjaan yang dilakukan, termasuk memberikan instruksi, menyediakan alat, perlengkapan dan pelatihan untuk menyelesaikan pekerjaan, serta mengatur jam dan jadwal. untuk pekerja. Jika pekerja adalah kontraktor independen, pemberi kerja hanya mengontrol hasil pekerjaan, bukan bagaimana, kapan atau apa yang akan dilakukan. Kontraktor juga dapat menggunakan alat dan metode mereka sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan.

Pajak gaji secara otomatis dipotong dari gaji karyawan W-2 dan majikan akan memotong pajak penghasilan dan membayar Jaminan Sosial, pajak Medicare dan pajak pengangguran atas upah yang dibayarkan. Manfaat seperti asuransi kesehatan, keluarga dan cuti medis ditawarkan kepada karyawan W-2.

Jika kontraktor independen menerima $600 atau lebih sepanjang tahun, maka majikan mengeluarkan mereka 1099 untuk menghitung pendapatan dan pajak wirausaha mereka tetapi majikan tidak dikenakan pajak gaji. Majikan tidak memberikan tunjangan yang disponsori perusahaan, asuransi pengangguran, atau kompensasi pekerja untuk kontraktor independen. Peraturan untuk comp pekerja untuk karyawan W-2 dapat sedikit berbeda, tergantung pada negara bagian.

Bangun Infrastruktur Anda

Bahkan sebelum menambah staf paruh waktu atau penuh waktu, pengusaha “perlu menempatkan sistem, pembukuan, dan struktur karyawan” yang dibutuhkan bisnis, jelas Deeds.

Dia menambahkan, “Anda jauh lebih baik menyiapkan infrastruktur sejak dini daripada menjadikannya kewajiban di kemudian hari. Hal-hal seperti menyiapkan dan menjalankan QuickBooks atau perangkat lunak pembukuan serupa dan menyiapkan kartu kredit dan rekening bank terpisah untuk bisnis Anda sehingga Anda memiliki catatan. Ketika Anda adalah LLC perseroan terbatas kewajiban pajak ada pada Anda secara pribadi. Jika bisnis mulai menghasilkan uang, Anda akan bertanggung jawab atas pembayaran pajak atas pendapatan bisnis Anda, tetapi tidak ada pajak perusahaan. sisi positifnya, Anda bisa mengambil semua yang dapat dikurangkan, seperti jarak tempuh, misalnya.”

Wynn memiliki rekening bank terpisah untuk Patricia Services, LLC dan menghitung jarak tempuhnya menggunakan aplikasi Everlance di ponselnya. Dia memiliki sekelompok dokumen tercetak untuk mengisi pengeluaran pada spreadsheet, lembar waktu, dan kontrak dengan klien untuk pekerjaan yang diberikan setiap minggu.

“Jika pelanggan tidak memiliki akses internet, ada baiknya untuk mencetak beberapa hal. Saya juga dapat mengakses spreadsheet secara online,” kata Wynn. “Saat ini, saya menggunakan spreadsheet untuk mencatat pengeluaran dan melakukan pembukuan sendiri, tetapi seiring pertumbuhan bisnis, saya mungkin perlu menyewa seorang akuntan.”

Deeds merekomendasikan agar Wynn mengerjakan perencanaan dan proyeksi sumber daya dengan melihat beban kliennya saat ini.

“Di sebagian besar bisnis, sulit untuk membawa seseorang masuk kurang dari delapan sampai sepuluh jam seminggu. Seringkali semakin sedikit waktu orang bekerja untuk Anda, semakin tidak dapat diandalkan mereka, terutama jika mereka menyatukan lebih dari satu pekerjaan untuk membuat hidup,” kata Deeds.

Menurut survei yang dilakukan oleh Guidant Finance dan Small Business Trends Alliance, perekrutan dan retensi karyawan dipandang sebagai salah satu dari lima tantangan non-Covid teratas yang dihadapi oleh pengusaha kulit hitam; 17% wanita secara keseluruhan yang merupakan pemilik usaha kecil menganggapnya sebagai tantangan bisnis non-Covid yang kuat.

Sebagai mantan manajer McDonalds dan Wendy’s, Wynn sangat menyadari pentingnya membangun keandalan dengan melatih staf baru.

Dia berkata, “Jika Anda mempekerjakan terlalu banyak, terlalu cepat, Anda tidak mendapatkan kualitas, Anda hanya membawa tubuh yang mungkin tidak terbuka untuk menerima pelatihan. Tetapi jika Anda membawa satu orang dan melatih mereka dengan baik, dan mereka menandatangani setelah dilatih, maka Anda dapat meminta pertanggungjawaban mereka.”

Mengambil Langkah yang Tepat untuk Mempekerjakan

Dia menambahkan bahwa, dengan Patricia Services, LLC, “jika saya membawa seseorang, saya ingin membawa mereka selama dua puluh jam seminggu dengan satu atau dua klien tertentu. Seiring waktu, apa yang diminta untuk mereka lakukan oleh klien mungkin berubah. saat klien menjadi lebih akrab dengan mereka,” dan melihat keterampilan mereka dalam berbagai bidang bantuan gaya hidup.

“Jika, misalnya, saya mendapat empat klien lagi, itu akan membutuhkan satu atau dua anggota staf lagi tergantung pada jumlah jam yang diinginkan klien. Saya akan mulai dengan membawa seseorang sebagai kontraktor independen,” katanya. “Di masa depan, jika bisnis menjadi jauh lebih besar, maka saya mungkin akan beralih ke memiliki karyawan W-2.”

Sejak dia mendirikan Patricia Services, LLC pada tahun 2021, Wynn akan melakukan pengajuan pajak pertamanya untuk bisnis tersebut pada April 2022. “Ke depan, saya akan melihat pengajuan triwulanan sebagai bisnis, yang direkomendasikan oleh mentor SCORE saya, Maxine Stern, ” dia berkata.

“Kapan dan jika Anda mendapatkan orang yang salah, itu dapat merugikan klien Anda. Anda perlu memberikan umpan balik kepada staf setelah menghubungi klien. Tantangan dengan menjadi startup adalah pada akhirnya, Anda harus melakukan semua hal-hal yang dilakukan bisnis besar SDM, akuntansi, pelatihan, pemasaran, dan pembangunan bisnis tetapi tanpa departemen dan badan untuk melakukannya,” kata Deeds. “Semua terserah Anda. Mengikuti seminar dengan Pusat Pengembangan Usaha Kecil setempat dapat memberi Anda alat untuk membantu mengatur bisnis Anda.”

Wynn mengatakan bahwa meskipun dia senang bekerja di bisnisnya sendiri, dia juga menjaga keseimbangan kerja/kehidupan. “Stres menyebabkan penyakit di tubuh Anda, dan saya ingat apa yang dapat dilakukan terlalu banyak bekerja dari tahun-tahun saya mengelola di McDonald’s,” katanya. “Saya pernah mengalaminya dan saya tidak menginginkannya lagi.”